1. Inleiding Privacyreglement
Binnen Groenoord Zorgt worden veel (verschillende soorten) persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens worden verkregen van de betrokkenen zelf, maar soms ook van derde partijen. De betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat Groenoord Zorgt zorgvuldig met hun persoonsgegevens omgaat en deze afdoende beveiligt tegen verlies of onrechtmatige verwerking. In dit privacyreglement (hierna te noemen: ‘het reglement’) laat Groenoord Zorgt zien op welke manier zij omgaat met persoonsgegevens en privacy.
Het beschermen van persoonsgegevens is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, nieuwe Europese wetgeving en uitdagingen op het terrein van veiligheid en beveiliging. Groenoord Zorgt heeft privacy hoog in het vaandel staan en vindt het daarom belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop zij ernaar streeft om met persoonsgegevens om te gaan, en de privacy van betrokkenen te waarborgen.
In dit reglement zet Groenoord Zorgt onder meer uiteen welke categorieën van persoonsgegevens zij verwerkt, voor welke doeleinden en wat de verwerkingsgrondslag is. Zij geeft eveneens aan welke categorieën van betrokkenen er zijn en welke rechten zij kunnen uitoefenen. Tevens wordt aandacht geschonken aan de ontvangers van de persoonsgegevens, eventuele (sub)verwerkers), de technische en organisatorische beveiliging van persoonsgegevens en een procedure datalekken.
2. Wet- en regelgeving
Groenoord Zorgt is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van een persoonsgegevensverwerkingsbeleid, dat onder andere in dit reglement uiteen wordt gezet. In dat kader geldt onder meer de navolgende specifieke wet- en regelgeving:
- De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679);
- De Nederlandse Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
3. Begrippen
In dit reglement wordt een aantal termen gebruikt die een specifieke (wettelijke) betekenis hebben. Het betreft de volgende termen:
Betrokkene: De natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt. Dat kan bijvoorbeeld een medewerker van Groenoord Zorgt, een cliënt of een sollicitant zijn.
Verwerker: De persoon of organisatie die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van en uitsluitend ten behoeve van een andere persoon of organisatie, die in dat verband als verwerkingsverantwoordelijke is aan te merken.
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of organisatie die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Kortom: alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum en gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN)).
Bijzondere persoonsgegevens: Gegevens die betrekking hebben op ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
Personeel: Alle personen die werkzaam zijn bij/voor de onderneming, waaronder begrepen werknemers, ZZP’ers, stagiaires en vrijwilligers, met uitzondering van uitzendkrachten.
Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking omvat alles wat er met een persoonsgegeven wordt ‘gedaan’, al dan niet via geautomatiseerde procedures. Dat hoeft overigens niet een actieve handeling te zijn. Voorbeelden van verwerkingen zijn: vastleggen, bewaren, raadplegen, opvragen, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, doorgifte en vernietigen.
Autoriteit Persoonsgegevens: De autoriteit die (in Nederland) tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens en de naleving van wet- en regelgeving.
4. Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van betrokkenen door of namens Groenoord Zorgt.
Dit reglement heeft ten doel dat de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt conform de relevante geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de uitvoeringswet AVG. Daarmee tracht Groenoord Zorgt:
- de persoonlijke levenssfeer van betrokkene(n) te beschermen tegen onrechtmatige verwerking en/of misbruik van haar persoonsgegevens, tegen verlies van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens;
- te voorkomen dat persoonsgegevens verder worden verwerkt of worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn;
- De betrokkene(n) te informeren over de persoonsgegevensverwerkingen die door of namens de verwerkingsverantwoordelijke plaatsvinden en over de rechten die de betrokkene(n) heeft/hebben.
5. Uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens
Groenoord Zorgt neemt bij de verwerking van persoonsgegevens de navolgende uitgangspunten in acht en draagt er zorg voor dat zij ook daadwerkelijk kan aantonen dat deze beginselen in acht worden genomen en dat zij daarmee voldoet aan haar verantwoordingsplicht (“accountability”) uit de AVG.
5.1 Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Groenoord Zorgt streeft ernaar de persoonsgegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving te verwerken en op een wijze die ten aanzien van de betrokkene(n) rechtmatig, behoorlijk en transparant is.
5.2 Grondslag en doelbinding
Groenoord Zorgt ziet erop toe dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een gerechtvaardigd doel en een gerechtvaardigde grondslag verwerkt.
5.3 Dataminimalisatie
Groenoord Zorgt streeft ernaar uitsluitend de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel te verwerken. Zij streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
5.4 Juistheid
Groenoord Zorgt streeft ernaar dat de persoonsgegevens die worden verwerkt juist zijn en deze zo nodig te actualiseren. Zij streeft ernaar om de persoonsgegevens die onjuist zijn, te wissen of te rectificeren.
5.5 Bewaren van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is, met in achtneming van de wettelijke bewaartermijnen.
5.6 Integriteit en vertrouwelijkheid
Groenoord Zorgt gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen die daartoe geautoriseerd zijn en slechts voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
5.7 Verwerkers
In het geval van samenwerking met externe partijen – verwerkers-, waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens, maakt Groenoord Zorgt in een zogenaamde verwerkersovereenkomst afspraken over de eisen waar deze gegevensuitwisseling aan moet voldoen.
5.8 Subsidiariteit en proportionaliteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de belangen en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen zoveel mogelijk beperkt. Groenoord Zorgt streeft ernaar om de inbreuk op de belangen van de betrokkenen niet onevenredig te laten zijn in verhouding tot en met het de verwerking te dienen doel. Dat doel kan bovendien in redelijkheid niet op een andere, voor de betrokkene minder nadelige, wijze worden verwezenlijkt.
5.9 Rechten van betrokkenen
Groenoord Zorgt streeft ernaar alle rechten van betrokkenen te respecteren en zoveel als redelijkerwijs mogelijk eventuele verzoeken tot uitoefening van die rechten door betrokkenen te honoreren. Onder rechten van betrokken(n) worden verstaan: het recht op informatie, op inzage, op rectificatie, op vergetelheid, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en recht van bezwaar.
6. Persoonsgegevensverwerkingen binnen Groenoord Zorgt
6.1 Doeleinden
Op grond van de geldende wet- en regelgeving mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor vooraf een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De persoonsgegevens mogen niet voor andere doelen worden verwerkt.
6.2 Rechtmatige grondslag verwerking van persoonsgegevens
Op grond van de geldende wet- en regelgeving geldt daarnaast dat voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag (zoals die worden genoemd in artikel 6 AVG) moet bestaan – derhalve naast de eis van een gerechtvaardigd en uitdrukkelijk omschreven doel. Dat betekent dat Groenoord Zorgt persoonsgegevens alleen mag verwerken in een van de volgende limitatieve gevallen:
- Wanneer de betrokkene(n) toestemming heeft/hebben gegeven voor de specifieke verwerking (inclusief het doel daarvan);
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene partij bij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene(n) worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
- De verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- De verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene(n) of een andere natuurlijke persoon te beschermen. Hiervan is niet snel sprake, wel – bijvoorbeeld – indien gegevens moeten worden verwerkt om een acute en ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene(n) te bestrijden;
- de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigd belang van XX of een derde, tenzij het belang of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene(n) prevaleren, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Bijzondere persoonsgegevens worden niet verwerkt tenzij met inachtneming van het bepaalde in artikel 9 van de AVG.
6.3 Bewaarplaats van de persoonsgegevens
- De persoonsgegevens worden bewaard in een fysiek dossier, dat wordt bewaard in het kantoor;
- De persoonsgegevens worden (tevens) bewaard in het digitale administratiesysteem;
- De persoonsgegevens worden bewaard op servers die zich in afgesloten en slechts voor bevoegden toegankelijke datacentra binnen de Europese Unie bevinden.
6.4 Personeel
6.4.1 De verwerking van persoonsgegevens van personeel heeft ten doel:
- het aangaan van de overeenkomst tussen betrokkene en GROENOORD ZORGT, waaronder de arbeidsovereenkomst, de overeenkomst van opdracht, de stage- overeenkomst of de vrijwilligersovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het vaststellen van (salaris)aanspraken en (arbeids)voorwaarden (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het (laten) uitbetalen van salaris, en zo nodig de afdracht van belastingen en premies (artikelen 6 lid 1 sub b en c AVG);
- de uitvoering van een voor de betrokkene geldende (arbeids)voorwaarde (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het beëindigen van de in sub a genoemde overeenkomsten (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- de overgang van de betrokkene naar diens (tijdelijke) tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep, bedoeld in artikel 2:24b van het Burgerlijk Wetboek waaraan de verantwoordelijke is verbonden (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het geven van leiding aan de werkzaamheden van betrokkene (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het verstrekken van de bedrijf medische zorg voor betrokkene en het kunnen nakomen van re-integratieverplichtingen bij verzuim (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- het toegang verlenen tot het bedrijfsnetwerk (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het regelen van en de controle van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- de verkiezing van de leden van een bij wet geregeld medezeggenschapsorgaan (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- het behandelen van geschillen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- de behandeling van personeelszaken, anders dan genoemd onder a. tot en met m., waaronder tevens wordt begrepen informatie en communicatie (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het laten uitoefenen van accountantscontrole en het laten vaststellen van aanspraken op bekostiging (artikel 6 lid 1 sub c en sub f AVG);
- beveiliging van en toezicht op personen, zaken en gebouwen die zijn toevertrouwd aan de zorg van GROENOORD ZORGT (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
6.4.2 Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals het e-mailadres (zowel zakelijk als privé) alsmede IBAN- nummer van de betrokkene;
- BSN-nummer;
- kopie ID-bewijs/paspoort;
- een personeelsnummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
- nationaliteit en geboorteplaats;
- gegevens als bedoeld onder a., van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;
- gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
- gegevens betreffende de arbeidsvoorwaarden;
- gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura;
- gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
- gegevens betreffende de functie of de voormalige functie(s), alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van voorgaande dienstverbanden;
- gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
- gegevens die in het belang van de betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden en veiligheid;
- gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op overeengekomen arbeidsvoorwaarden;
- gegevens met betrekking tot de functie-uitoefening, de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de betrokkenen bekend zijn;
- inloggegevens van het bedrijfsnetwerk;
- foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van Groenoord Zorgt;
- camerabeelden van de algemeen toegankelijke ruimten van Groenoord Zorgt;
- de gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-opnamen zijn gemaakt;
- IP-adressen;
- Huwelijkse staat;
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
6.5 Sollicitanten
6.5.1 De verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten heeft ten doel:
- de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is en communicatie daarover met sollicitant (artikelen 6 lid 1 sub a en b AVG);
- de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die in de nabije toekomst vacant kan komen (artikelen 6 lid 1 sub a en b AVG);
- de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
- beveiliging van en toezicht op personen, zaken en gebouwen die zijn toevertrouwd aan de zorg van GROENOORD ZORGT (artikel 6 lid 1 sub f AVG);
- de uitvoering of toepassing van enige toepasselijk wet- en regelgeving(artikel 6 lid 1 sub c AVG).
6.5.2 Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals het e-mailadres alsmede IBAN-nummer van de betrokkene;
- gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
- gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;
- gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
- gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
- andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie (bijvoorbeeld gegevens in het kader van een te voeren voorkeursbeleid voor minderheden of re-integratiebeleid);
- foto’s en videobeelden met of zonder geluid;
- camerabeelden van het bedrijfsterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van GROENOORD ZORGT
- de gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-opnamen zijn gemaakt;
- andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door of na toestemming van de betrokkene zijn verstrekt (assessments, psychologisch onderzoek, uitslag medische keuring);
- gegevens verkregen uit internetsearch;
- andere dan de onder a. tot en met k. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
6.6 Bezoekers
6.6.1 Bezoekers Website
Groenoord Zorgt informeert bezoekers van de website over de doeleinden en (persoonsgegevens)gegevens (cookies daaronder begrepen) die worden verwerkt bij een bezoek aan de website.
6.7 Leveranciers
6.7.1 De verwerking van persoonsgegevens van leveranciers heeft ten doel:
- het doen van bestellingen of de opdrachtverlening aan dienstverleners (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen alsmede andere activiteiten van intern beheer (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het onderhouden van contacten door de verantwoordelijke met de leveranciers (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- de uitvoering of de toepassing van enige wet- en regelgeving (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- beveiliging van en toezicht op personen, zaken en gebouwen die zijn toevertrouwd aan de zorg van GROENOORD ZORGT (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
6.7.2 Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals het e-mailadres alsmede de organisatie waartoe de betrokkene behoort;
- een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan onder a.;
- gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het opdracht verlenen aan dienstverleners;
- camerabeelden van het bedrijfsterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van GROENOORD ZORGT.
- andere dan de onder a. tot en met d. bedoelde gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet;
- gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camerabeelden zijn gemaakt.
6.8 Clienten
6.8.1 De verwerking van persoonsgegevens van cliënten heeft ten doel:
- het aangaan en de uitvoering van de zorgovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het onderhouden van contacten door de verwerkingsverantwoordelijke met de familieleden en mantelzorgers van cliënten in het kader van het aangaan en de uitvoering van de zorgovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- de uitvoering of de toepassing van enige wet- en regelgeving (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het behandelen van geschillen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- het laten uitoefenen van accountantscontrole en het laten vaststellen van aanspraken op bekostiging (artikel 6 lid 1 sub c en artikel 6 lid 1 sub f AVG);
- beveiliging van en toezicht op personen, zaken en gebouwen die zijn toevertrouwd aan de zorg van GROENOORD ZORGT (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
6.8.2 Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, zoals het e-mailadres alsmede IBAN-nummer van cliënten;
- BSN-nummer;
- kopie ID-bewijs/paspoort;
- Huwelijkse staat;
- gegevens als bedoeld onder a., van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige cliënten;
- gegevens als bedoeld onder a., waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van cliënten, van familieleden en/of mantelverzorgers van cliënten, die nodig zijn met het oog op de uitvoering van de zorgovereenkomst;
- gegevens betreffende de indicatie van cliënten (van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ));
- gegevens betreffende de gezondheid van cliënten, ofwel de medische gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst;
- gegevens betreffende het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies, gegevens van de zorgverzekeraar;
- gegevens die in het belang van cliënten worden opgenomen met het oog op hun gezondheid en veiligheid;
- andere dan de onder a. tot en met j. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge hetgeen noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere niet nader genoemde wet.
7. Toegang tot persoonsgegevens en verwerkers
Toegang tot persoonsgegevens hebben degenen, medewerkers en derden, die zijn belast met of leidinggeven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de desbetreffende persoonsgegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken.
Indien derde partijen een (deel van de) verwerking namens Groenoord Zorgt verrichten (zogenaamde verwerkers), zal Groenoord Zorgt met die partijen een verwerkersovereenkomst sluiten.
Andere (rechts)personen krijgen alleen toegang tot de persoonsgegevens indien:
- de betrokkene (of zijn/haar ouders/vertegenwoordigers in het geval van een minderjarig kind) zijn uitdrukkelijke toestemming heeft verleend voor de verstrekken (van toegang tot) de persoonsgegevens; of
- het verstrekken van (toegang tot) de persoonsgegevens noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht; of
- het verstrekken van (toegang tot) de persoonsgegevens noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de betrokkene (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak).
8. Rechten betrokkenen
Uit de toepasselijke wet- en regelgeving volgt dat betrokkenen een aantal rechten hebben die zij jegens Groenoord Zorgt kunnen doen gelden. Het betreft de volgende rechten:
- Recht op informatie;
- Recht op inzage;
- Recht op rectificatie;
- Recht op vergetelheid;
- Recht op beperking van de verwerking;
- Recht op dataportabiliteit;
- Recht van bezwaar;
- Recht om niet aan geautomatiseerde besluiten te worden onderworpen (waaronder profilering).
Betrokkenen kunnen hun rechten op de volgende wijze uitoefenen:
- Recht op informatie: De betrokkene heeft recht op transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie ter zake de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.
- Recht op inzage: Betrokkene heeft de mogelijkheid om aan te vragen óf, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt. Hij/Zij kan van dit recht gebruik maken door Groenoord Zorgt schriftelijk te verzoeken opgave te verstrekken van de persoonsgegevens die van hem/haar worden verwerkt.
- Recht op rectificatie: De betrokkene heeft het recht om Groenoord Zorgt te verzoeken zijn/ haar persoonsgegevens te rectificeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
- Recht op vergetelheid: De betrokkene heeft het recht om Groenoord Zorgt te verzoeken zijn/ haar persoonsgegevens te verwijderen. De betrokkene kan hiertoe een verzoek doen. Groenoord Zorgt zal dan nagaan of en in hoeverre aan het verzoek van betrokkene kan worden voldaan.
- Recht op beperking van de verwerking: De betrokkene heeft het recht om Groenoord Zorgt te verzoeken de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens te beperken indien een van de volgende situaties aan de orde is:
- de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkenen;
- de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene wenst niet dat de persoonsgegevens worden gewist maar slechts het gebruik daarvan wordt beperkt;
- Groenoord Zorgt heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor zij ze heeft verkregen, maar de betrokkene heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
- nadat de betrokkene bezwaar heeft gemaakt; in afwachting van het antwoord op de vraag of de belangen van Groenoord Zorgt zwaarder wegen dan die van de betrokkene.
Indien een verzoek tot beperking wordt gehonoreerd worden de persoonsgegevens – met uitzondering van de opslag daarvan – uitsluitend verwerkt met toestemming van de betrokkene. Groenoord Zorgt zal in dat geval in haar bestanden/systemen aangeven welke persoonsgegevens op grond van een gehonoreerd verzoek zijn beperkt.
Indien een gehonoreerd verzoek om beperking van de verwerking wordt opgeheven, wordt de betrokkene op de hoogte gebracht voordat de beperking van de verwerking door Groenoord Zorgt wordt opgeheven.
- Recht op dataportabiliteit: De betrokkene heeft het recht zijn/haar persoonsgegevens, die hij/zij zelf aan Groenoord Zorgt heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen of Groenoord Zorgt te verzoeken deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht op bezwaar: Betrokkene heeft het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, indien verwerking zijn grondslag vindt in de gerechtvaardigde belangen van Groenoord Zorgt. Zij zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of indien ze verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
- Recht om niet aan geautomatiseerde besluiten te worden onderworpen (waaronder profilering). Van profilering (geautomatiseerde besluitvorming) is sprake wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een betrokkene wordt gekeken om hem/haar te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen dan wel om op basis daarvan besluiten met rechtsgevolgen voor de betrokkene te nemen.
9. Getroffen technische en organisatorische (beveiligings-)maatregelen
De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
De door Groenoord Zorgt getroffen technische en organisatorische maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, een op het risico afgestemd passend beveiligingsniveau. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
10. Beveiligingsincidenten en datalekken
Ondanks de beveiligingsmaatregelen die Groenoord Zorgt heeft getroffen is het mogelijk dat er zich beveiligingsincidenten voordoen die een inbreuk in verband met de persoonsgegevens met zich meebrengen. Indien zulks het geval is zal Groenoord Zorgt een dergelijk incident zo spoedig mogelijk nadat zij er kennis van heeft genomen aan de Autoriteit Persoonsgegevens melden, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
11. Verwerkingsregister
Groenoord Zorgt houdt een schriftelijk register van de verwerkingsactiviteiten bij die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dat register bevat in ieder geval de volgende gegevens:
- De naam en contactgegevens van Groenoord Zorgt;
- De doelen van de verwerking;
- Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
- Een beschrijving van de (categorieën) ontvangers van de persoonsgegevens;
- Indien mogelijk, de termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
- Een algemene beschrijving van de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
12. Doorgifte van persoonsgegevens (buiten NL, buiten EU)
Groenoord Zorgt verwerkt de persoonsgegevens in Nederland (of in een land in de Europese Unie) en geeft ze niet door aan landen of internationale organisaties buiten de Europese Unie.
13. Klachten
Indien de betrokkene van mening is dat Groenoord Zorgt in verband met de verwerking van zijn/ haar persoonsgegevens inbreuk maakt op de geldende wet- en regelgeving dan wel op dit reglement, kan hij/zij zich wenden tot Groenoord Zorgt. Indien dit voor betrokkene niet leidt tot een acceptabel resultaat, kan hij/zij zich wenden tot:
- De klachtenprocedure van Groenoord Zorgt;
- De Autoriteit Persoonsgegevens.
14. Slotbepalingen
Groenoord Zorgt kan dit reglement wijzigen.
Dit reglement treedt per 25-05-2018 in werking bij Groenoord Zorgt. Eventuele voorgaande privacyreglementen komen hierdoor te vervallen.
Dit reglement is gepubliceerd op de website van Groenoord Zorgt